Rabu, 13 Juni 2012

Manajemen Waktu Yang Baik


MANAJEMEN WAKTU

7.1. pendahuluan
Orang arab mengatakan “Al-Waqtu atsmanu min adz-dzahabi” (waktu itu lebih berharga dari emas), orang inggris mengatakan Time is money (waktu adalah uang).kedua peribahasa tersebut untuk menunjukan bahwa waktu begitu berharga.  Dan kami sendiri menganggap bahwa waktu itu merupakan asset yang tidak ternilai harganya. Bahkan karena begitu berharga dan pentingya waktu, Allah SWT bersumpah atas waktu dengan Firman Nya dalam Al-Quran antara lain: Demi matahari dan cahayanya di pagi hari (QS. Asy Syams [91] : 1),”Demi waktu matahari sepenggalan naik, dan demi malam apabila telah sunyi (QS. Adh-Dhuha [93] : 1-2), Demi malam apabila menutupi (sahaya siang), dan siang apabila terang benderang (QS. Al-Lail [92] : 1-2) dan beberapa ayat lain.
Untuk itu agar waktu yang dimiliki dapat dipergunakan seefektif mungkin, maka diperlukan manajemen waktu yang mengatur penggunaan waktu dengan memperhatikan prioritas untuk masing-masing pekerjaan/kegiatan. Mungkin istilah manajemen waktu kurang begitu tepat, sebab yang dimanajemen di sini adalah diri kita, yaitu bagaimana kita dapat mengatur diri sendiri untuk menggunakan waktu secara efektif.

7.2. mengevaluasi penggunaan waktu
Seiring dengan aliran darah, detak jantung dan hisapan nafas kita, sejalan dengan berputarnya bumi pada porosnya dan beredarnya bumi mengelilingi matahari serta beredarnya matahari, maka waktupun terus berjalan tanpa bisa dihentikan dalam sekejappun. Oleh karena itu kita perlu mengadakan evaluasi terhadap pemanfaatan waktu yang biasa kita lakukan, jangan-jangan tanpa disadari kita telah menghambur-hamburkan waktu  yang sangat berharga itu dengan sia-sia.
Hal-hal berikut ini mengindikasikan telah terjadinya manajemen waktu yang tidak baik:
a.       Jarang sekali mempunyai waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang benar-benar penting.
b.      Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang mendesak,
c.       Sering masih di kantor sampai larut malam,
d.      Membawa pekerjaan kantor ke rumah, dan mengerjakan pekerjaan orang lain,
e.       Merasa sangat diperlukan,
f.       Terlalu banyak mengikuti rapat,
g.      Jarang sekali menyelesaikan tugas atau pekerjaan tepat pada waktunya,
h.      Sering merasa terburu-buru,
i.        Membiarkan orang lain mengatur waktu anda.

a.       Jarang sekali mempunyai waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang benar-benar penting.
Disini kita harus senantiasa melakukan evaluasi terhadap apa yang biasa kita kerjakan. Apakah memang pekerjaan-pekerjaan yang senantiasa kita lakukan merupakan pekerjaan yang penting untuk dilakukan yang dari dilakukannya pekerjaan tersebut akan memberikan banyak manfaatnya untuk kita mungkin untuk orang lain. Jadi kita harus memilih/membandingkan pekerjaan yang harus kita lakukan sebelum melakukannya. Supaya waktu tidak terbuang sia-sia untuk pekerjaan yang tidak cukup penting kita lakukan.
b.      Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang mendesak
Melakukan pekerjaan, idealnya menggunakan skala prioritas, artinya pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan diurutkan berdasarkan tingkat pentingnya pekerjaan tersebut bagi seseorang berdasarkan tugas dan fungsinya. Sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan tepat pada waktunya atau lebih awal dari batas waktu yang ditentukan. Apabila kita masih banyak melaksanakan pekerjaan yang mendesak berarti pengaturan waktunya tidak baik, karena menyelesaikan pekerjaan yang mendesak akan dilakukan dengan terburu-buru sehingga hasilnya tidak akan maksimal.
c.       Sering masih di kantor sampai larut malam.
Apabila seseorang sering masih berada di kantor sampai larut malam menunjukkan suatu ketidak mampuannya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal ini seharusnya tidak terjadi, karena pekerjaan kantor umumnya pekerjaan-pekerjaan rutin yang seharusnya dapat diselesaikan pada jam kantor. Wajar seseorang sampai larut malam di kantor kalau ada pekerjaan bersifat insidentil yang menuntut penyelesaian segera, atau karena bersifat projek.
d.      Membawa pekerjaan kantor ke rumah
Seperti halnya sering berada di kantor sampai larut malam, membawa pekerjaan kantor ke rumah, juga menunjukkan ketidakmampuan menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal ini akan mengambil hak atas waktu orang-orang di rumah. Waktu harus di berikan kepada yang berhak, yaitu: Allah SWT pemilik waktu yang sebenarnya, anak, istri, family, pekerjaan, relasi, masyarakat dan pihak lainnya. Untuk itu agar kita bisa berlaku adil maka sekali lagi saya tegaskan bahwa semua pekerjaan kantor harus dikerjakan di kantor, dan begitu sebaliknya segala urusan rumah harus di selesaikan di rumah. Jangan urusan rumah di bawa ke kantor karena itu akan menggangu waktu di kantor.
e.       Mengerjakan pekerjaan orang lain
Dalam kehidupan berorganisasi masing-masing orang sama pentingnya, prestasi kerja optimal baru akan tercapai apabila semua orang dapat malaksanakan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan bekerja secara sinergis. Ketika kita mengerjakan pekerjaan orang lain, secara otomatis akan menghabiskan sebagian waktu yang seharusnya dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya sendiri, bahkan waktu untuk istirahat, ataupun untuk bercengkrama dengan keluarga.

f.       Merasa sangat diperlukan
Ketika seseorang merasa dirinya sangat diperlukan, maka ia akan senantiasa berusaha untuk melibatkan diri dalam setiap kegiatan, walaupun sesungguhnya ia tidak terlalu berkompeten pada bidang pekerjaan tersebut. Hal tersebut akan mengakibatkan terambilnya waktu untuk pekerjaan yang menjadi tugas utamanya. Dan juga akan menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan pekerjaan tersebut karena memang bukan kompetensinya.
g.      Terlalu banyak mengikuti rapat
Dalam hal ini kita harus memilah dan memilih rapat yang seharusnya kita hadiri. Kalau ternyata rapat itu perlu kehadiran kita ya kita harus datang. Sekiranya rapat tersebut mempermasalahkan hal yang spele kita cukup mengutus bawahan kita untuk menghadiri rapat tersebut. Supaya waktu kita tidak tersita oleh banyaknya rapat.
h.      Jarang menyelesaikan tugas tepat pada waktunya.
Kita seringkali menjumpai tumpukan pekerjaan di atas meja kerja. Ada dua kemungkinan kondisi yang terjadi, yakni memang betul-betul sibuk, atau karena kebiasaan menunda penyelesaian pekerjaan. Yang berbahaya apabila tidak tepat waktu itu karena pekerjaan malas, artinya sesungguhnya ia mampu menyelesaikan tepat waktu, tetapi itu tidak mau menggunakan kemampuannya. Menurut Goeller dan Uraneck (1980:11) : ternyata kebanyakan manusia menggunakan potensi otaknya hanya 10% dari yang dimiliknya.
i.        Sering merasa terburu-buru.
Merasa terburu-buru terjadi ketika kita sedang dihadapkan kepada kurangnya waktu untuk melaksanakan/menyelesaikan sesuatu pekerjaan tertentu. Umumnya terjadi karena menangguhkan pekerjaan, dan ketika waktunya sudah mepet baru dikerjakan. Dengan cara ini kebanyakan hasil yang kita kerjakan itu tidak sempurna atau salah, yang pada akhirnya harus dikerjakan ulang dan itu akan menghabiskan waktu kita.


j.        Membiarkan orang lain mengatur waktu anda.
Membiarkan orang lain mengatur hidup anda, bukan berarti bahwa jadwal anda dibuat orang lain, akan tetapi jika anda sudah memiliki jadwal kegiatan yang harus dilaksanakan dengan alokasi waktu tertentu. Untuk mengantisipasi hal tersebut kita harus membuat rincian pekerjaan-pekerjaan rutin yang selalu anda kerjakan dalam satu hari satu malam, dan ukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

7.3. penyita waktu terbesar
Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak selamanya dapat menggunakan waktu seperti yang kita inginkan. Ada pemborosan waktu yang memang tidak kita sadari, akan tetapi ada juga kita melakukan pemborosan waktu itu dengan penuh kesadaran. Untuk dapat memanaje waktu secara baik, terlebih dahulu perlu diketahui penyita waktu terbesar dalam kehidupan sehari-hari. Hal-hal berikut ini merupakan kondisi-kondisi yang dapat menyita waktu, sehingga penggunaannya menjadi tidak produktif:
a.       Tamu yang tidak dikehendaki.
b.      Ketidakmampuan menyatakan tidak.
c.       Mengerjakan segalanya.
d.      Terlalu banyak aktivitas yang tidak penting.
e.       Menangguhkan pekerjaan.
f.       Tidak mampu memutuskan pembicaraan.
g.      Perjalanan.

a.       Tamu yang tidak dikehendaki
Tamu adalah orang yang mengunjungi atau menemui kita, dan terhadap mereka agama mengharuskan kita untuk menghormatinya. Ketika sedang bertamu, kita harus memahami isyarat-isyarat yang dapat ditangkap dari pribumi, misalnya seringnya melihat jam, tersirat dalam ungkapan-ungkapan atau mengkin terlihat gelisah, mungkin juga melalui sikap dan ungkapan anaknya atau lingkungannya seperti suara-suara di ruang belakang. Tamu haruslah peka terhadap kondisi, karena ketika pribumi sudah menginginkan tamu nya untuk segera pergi seringkali pribumi tidak memiliki keberanian untuk menyatakannya secara langsung, sehingga tamulah yang harus berusaha memahami situasi pribumi.
b.       Ketidak mampuan menyatakan tidak
Kata “tidak” sepertinya sesuatu yang biasa-biasa saja, yaitu sesuatu yang mudah untuk dikatakan dan dilakukan.  Hal ini terjadi umumnya karena ingin menghargai orang lain, ingin menyenangkan, sungkan, takut orang lain kecewa, atau mungkin tidak ingin membuat orang lain tersinggung, maka dengan terpaksa menyatakan ya walaupun akhirnya kita yang dirugikan karena menyita banyak waktu.
c.       Melakukan segalanya.
Bertambahnya tugas dan tanggung jawab berarti akan menambah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Jika hal itu dilakukan sendiri berarti akan menghabiskan waktu untuk melaksanakan tugas-tugas pokok yang sebenarnya lebih urgen untuk segera diselesaikan. Semakin banyaknya tugas yang harus diselesaikan, akan berarti juga konsentrasi pemikiran dan tenaga menjadi terbagi yang akan mengakibatkan lambatnya penyelesaian tugas-tugas. Dengan perkataan lain melakukan segala-galanya berarti akan kehilangan banyak waktu untuk melaksanakan hal-hal sebetulnya sebagian pekerjaan itu dapat didelegasikan kepada para bawahan.
d.      Terlalu banyak aktivitas yang tidak perlu dilakukan
Sebagai seorang manusia sesuatu hal yang wajar ingin melakukan berbagai kegiatan dalam rangka memuaskan kebutuhannya, akan tetapi walaupun demikan setiap orang harus mampu mengendalikan diri sehingga tidak dianggap sebagai seseorang yang rakus. Disamping itu dengan terlalu banyaknya melakukan hal-hal yang tidak perlu, akan menyita banyak waktu yang sebetulnya dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan lain yang lebih produktif.

e.       Menangguhkan pekerjaan
Ada orang yang merasa bangga ketika di mejanya menumpuk pekerjaan, seolah-olah sebagai seorang yang super sibuk sehingga pekerjaannya tidak pernah sempat menyelesaikan. Banyak hal yang menyebabkan penangguhan suatu pekerjaan, disamping karena banyaknya pekerjaan, bisa juga karena pekerjanya memang malas, ada pekerjaan lain yang mendesak harus diselesaikan, menunggu instruksi atau rekomendasi atasan, tidak bisa melaksanakannya atau mungkin ada motivasi lain seperti menginginkan adanya imbalan langsung dari pihak yang dilayani.
f.       Tidak mampu memutuskan pembicaraan
Apabila dua pihak melakukan komunikasi secara lisan baik dengan cara bertatap muka langsung atau melalui telepon, ada 3 kondisi yang mungkin terjadi, yaitu:
1.      Kedua belah pihak merupakan tipe komunikator yang aktif atau agresif.
2.      Kedua belah pihak merupakan tipe komunikator pasif.
3.      Satu pihak tipe komunikator aktif dan pihak yang lainnya pasif.
Ketika komunikasi terjadi antara komunikator yang aktif dengan komunikan yang juga aktif, maka ada kemungkinan masing-masing tidak bisa menahan diri sehingga ke dua belah pihak sulit untuk memberhentikan pembicaraan, karena masing-masing ngotot untuk terus bicara.
g.      Perjalanan
Melakukan perjalanan merupakan suatu aktivitas yang tidak mungkin dihindari oleh seorang wirausaha, baik untuk menghadiri pertemuan, menghubungi supplier, menghubungi calon konsumen, penjajagan pasar, mengevaluasi calon mitra usaha, maupun untuk bertemu dengan mitra-mitra perusahaan lainnya.



7.4. mengelola waktu secara produktif
Secara filosofis produktifitas merupakan spirit dan usaha untuk senantiasa meningkatkan kehidupan, yakni hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok harus lebih baik dibanding hari ini. Untuk mencapai hal tersebut tidak terlepas dari kemampuan kita menghindari perangkap waktu seperti yang telah dibahas di  muka, serta kemampuan menggunakan waktu secara produktif, yakni melalui upaya-upaya sebagai berikut:
a.       Tetapkan batas waktu,
b.      Lakukan sekarang juga,
c.       Hindari tatap muka langsung,
d.      Rencanakan dan siapkan pekerjaan besok,
e.       Bergurulah pada pengalaman,
f.       Ajukan pertanyaan sebelum memulai,
g.      Persingkat waktu pertemuan,
h.      Manfaatkan waktu dalam perjalanan,
i.        Seleksi tamu,
j.        Terima tamu diluar kantor,
k.      Beranilah menolak,
l.        Jangan melaksanakan segala aktivitas,
m.    Hindari mencapai kesempurnaan,
n.      Bunuh rasa iri dan dengki,
o.      Kelola stress,
p.      Lakukan delegasi.

a.       Tetapkan batas waktu
Hidup adalah perjalanan, oleh karena itu agar perjalanan kita sampai kepada tujuan yang hendak dicapai tepat pada waktunya, maka kita perlu memprogramnya sebelum perjalanan dimulai. 
b.      Lakukan sekarang juga
Allah telah memperingatkan kepada kita dalam Al-Qur’an Surat Al-Insyirah/ Alam – Nasyrah ayat 7: apabila kamu telah selesai dari suatu urusan, kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lain. Ayat ini memerintahkan kepada manusia agar bersegera menyelesaikan pekerjaan yang dihadapinya. Bahkan seharusnya setelah selesai melaksanakan suatu pekerjaan bersegeralah melaksanakan pekerjaan lain dengan lebih bersungguh-sungguh lagi.
c.       Hindari tatap muka langsung
Untuk berkomunikasi dengan pihak lain, ada beberapa cara, yaitu: bertemu langsung, telepon, faximale, e-mail, surat,  kurir. Komukasi menggunakan faximale, e-mail, dsb.. memiliki beberapa kelemahan, yaitu : 1. Tidak bisa langsung dipahami, 2. Memerlukan waktu lama untuk merespon pembicaraan. Untuk itu cara menyampaikan informasi yang memerlukan respon segera dengan cara melalui telepon. Jika akan menelepon terlebih dahulu mempersiapkan topic/masalah yang akan disampaikan dengan menggunakan rangkaian kata-kata singkat tapi jelas.
d.      Rencanakan pekerjaan hari esok
Persiapkanlah pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan besok dengan skala prioritas, mulai pekerjaan yang paling segera harus diselesaikan sampai dengan yang bisa di tunda. Jika ada kesalahan kepada orang lain, prioritaskan untuk meminta maaf. Dengan demikian hari esok tidak akan membuang-buang waktu untuk memilih pekerjaan yang harus diselesaikan.
e.        Bergurulah pada pengalaman
Pepatah mengatakan bahwa pengalaman adalah guru yang baik, artinya apabila kita hendak melakukan sesuatu, harus senantiasa berkaca pada pengalaman-pengalaman sebelumnya, sehingga diharapkan kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan tidak akan terulang, dan hal-hal yang mempercepat pencapaian tujuan diperbanyak
f.       Ajukan pertanyaan
Agar tindakan yang dilakukan betul-betul tindakan terbaik, maka sebelum melakukan pekerjaan pastikan terlebih dahulu bahwa apa yang akan dilakukan itu adalah betul-betul sesuatu yang memang seharusnya dilakukan dan menghasilkan manfaat yang optimal. Maka, sebelum melakukan sesuatu terlebih dahulu ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut ini (5W 1H).
What, Why, When, Where, Who, and How…………..
g.      Persingkat waktu pertemuan
Untuk mempersingkat waktu pertemuan perlu dilakukan upaya-upaya antara lain: memulai pertemuan sesuai jadwal yang telah ditentukan, pimpinan harus mengatahui permasalahan dan apa yang diharapkan para peserta, menjaga pertemuan tetap berada pada jalurnya, pimpinan pertemuan harus tegas dan bijaksana, menggunakan bagasa yang sederhana, dekatkan waktu rapat dengan jam makan.
h.      Manfaatkan waktu dalam perjalanan
Dalam perjalanan kita seringkali kehilangan banyak waktu, baik karena kemacetan lalu lintas, menunggu keberangkatan pesawat/kereta/bis atau gangguan teknis diperjalanan. Oleh karena itu kita harus mampu memanfaatkan waktu dalam perjalanan tersebut. Jika perjalanan dilakukan dengan mengendarai kendaraan sendiri berbicaralah dengan penumpang di samping anda, jika berkendaraan hanya sendirian dengarkan kaset-kaset pendidikan atau pengetahuan, dakwah/ceramah. Sedangkan apabila perjalanan dengan menggunakan kendaraan umum, gunakanlah untuk membaca atau berusahalah mendapatkan teman  yang enak diajak bicara.
i.        Seleksi tamu
Untuk mengatasi waktu yang tersita oleh tamu, dapat disiasati dengan menyeleksi tamu yang ingin berkunjung. Untuk tamu yang  berkunjung secata langsung tanpa ada janji atau tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, tugaskan sekretaris untuk melayani dan menanyakan kepentingan kedatangannya, yang selanjutnya menyeleksi tamu mana yang bisa diterima dan mana tamu yang tidak bisa diterima.
j.        Terima tamu di luar kantor.
Untuk tamu yang tidak terlalu penting, sebaiknya diterima di luar kantor sambil berdiri. Dengan diperlakukan seperti itu diharapkan tamu yang bersangkutan akan mempersepsikan bahwa pribumi akan segera berangkat ke luar atau kehadirannya tidak diharapkan. Sehingga pembicaraannya langsung pada pokok permasalahannya saja.
k.      Beranilah menolak
Sebagai orang timur, khususnya orang jawa/sunda, kita seringkali berpura-pura dengan harapan depat memuaskan orang lain atau agar tidak mengecewakan mereka, walaupun akibatnya bisa jadi kita yang mengalami kekecewaan atau bahkan kerugian.
l.        Jangan melakukan segala aktivitas
Pilih dan tentukan mana pekerjaan yang harus dilakukan sendiri dan mana yang harus didelegasikan/ diserahkan kepada orang lain. Prinsipnya ketika kita melakukan suatu pekerjaan jangan sampai menimbulkan biaya kesempatan (opportunity cost).
m.    Hindari mencapai kesempurnaan
Kesempurnaan adalah sesuatu yang sangat sulit untuk dicapai, atau bahkan tidak mungkin dapat dicapai karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT. Mencari kesempurnaan seringkali hanya membuang-buang waktu saja, oleh karena itu lakukanlah apa yang memang bisa dilakukan.
n.      Bunuh rasa iri dan dengki
Ketika seseorang mempunyai rasa iri terhadap orang lain, maka waktunya akan habis untuk memikirkan orang lain, atau bahkan terus memikirkan bagaimana caranya menjatuhkan orang lain, sedangkan dirinya sendiri tidak pernah dipikirkan. Sementara orang lain yang dipikirkannya, terus memikirkan dirinya sendiri untuk dapat terus maju dan berkembang. Sementara yang punya penyakit iri dan dengki itu jalan di tempat atau bahkan mundur karena waktunya habis digunakan memikirkan orang lain, sementara orang yang dipikirkannya terus maju.
o.      Kelola stress
Stress dapat menimpa siapapun, baik pria maupun wanita, baik anak-anak maupun dewasa dan orang tua, baik yang tidak memiliki uang, maupun yang memiliki uang.  Untuk mengelola stress dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain:
-          Memelihara rasa humor.
-          Lakukan peregangan secara teratur.
-          Berpikir positip
-          Persoalan sehari-hari jangan jadi malapetaka.
-          Pijat.
-          Berjalan kaki.
p.      Lakukan delegasi
Proses pendelegasian dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut:
a.       Tentukan mana pekerjaan yang harus dilakukan sendiri secara langsung dan mana pekerjaan yang bisa dilakukan.
b.      Pilih orang yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan yang tepat, yakni yang memiliki kemampuan dan waktu untuk melaksanakannya.
c.       Instruksikan pekerjaan yang harus mereka lakukan secara lengkap dan jelas, serta  beri kesempatan mereka mengerjakan dengan cara mereka sendiri jika memang logis.
d.      Berikan perhatian yang cukup kepada mereka, terutama pada awal pendelegasian.
e.       Pastikan bahwa  mereka memiliki sarana yang memadai untuk menyelesaikan pekerjaannya.
f.       Lakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar