MANAJEMEN WAKTU
7.1. pendahuluan
Orang arab mengatakan
“Al-Waqtu atsmanu min adz-dzahabi” (waktu itu lebih berharga dari emas), orang
inggris mengatakan Time is money (waktu adalah uang).kedua peribahasa tersebut
untuk menunjukan bahwa waktu begitu berharga.
Dan kami sendiri menganggap bahwa waktu itu merupakan asset yang tidak
ternilai harganya. Bahkan karena begitu berharga dan pentingya waktu, Allah SWT
bersumpah atas waktu dengan Firman Nya dalam Al-Quran antara lain: Demi
matahari dan cahayanya di pagi hari (QS. Asy Syams [91] : 1),”Demi waktu
matahari sepenggalan naik, dan demi malam apabila telah sunyi (QS. Adh-Dhuha
[93] : 1-2), Demi malam apabila menutupi (sahaya siang), dan siang apabila
terang benderang (QS. Al-Lail [92] : 1-2) dan beberapa ayat lain.
Untuk itu agar waktu
yang dimiliki dapat dipergunakan seefektif mungkin, maka diperlukan manajemen
waktu yang mengatur penggunaan waktu dengan memperhatikan prioritas untuk
masing-masing pekerjaan/kegiatan. Mungkin istilah manajemen waktu kurang begitu
tepat, sebab yang dimanajemen di sini adalah diri kita, yaitu bagaimana kita
dapat mengatur diri sendiri untuk menggunakan waktu secara efektif.
7.2. mengevaluasi penggunaan waktu
Seiring dengan aliran
darah, detak jantung dan hisapan nafas kita, sejalan dengan berputarnya bumi
pada porosnya dan beredarnya bumi mengelilingi matahari serta beredarnya
matahari, maka waktupun terus berjalan tanpa bisa dihentikan dalam sekejappun. Oleh
karena itu kita perlu mengadakan evaluasi terhadap pemanfaatan waktu yang biasa
kita lakukan, jangan-jangan tanpa disadari kita telah menghambur-hamburkan
waktu yang sangat berharga itu dengan
sia-sia.
Hal-hal berikut ini
mengindikasikan telah terjadinya manajemen waktu yang tidak baik:
a.
Jarang sekali mempunyai waktu untuk
mengerjakan pekerjaan yang benar-benar penting.
b.
Menggunakan waktu terlalu banyak untuk
pekerjaan yang mendesak,
c.
Sering masih di kantor sampai larut
malam,
d.
Membawa pekerjaan kantor ke rumah, dan
mengerjakan pekerjaan orang lain,
e.
Merasa sangat diperlukan,
f.
Terlalu banyak mengikuti rapat,
g.
Jarang sekali menyelesaikan tugas atau
pekerjaan tepat pada waktunya,
h.
Sering merasa terburu-buru,
i.
Membiarkan orang lain mengatur waktu
anda.
a.
Jarang sekali mempunyai waktu untuk
mengerjakan pekerjaan yang benar-benar penting.
Disini
kita harus senantiasa melakukan evaluasi terhadap apa yang biasa kita kerjakan.
Apakah memang pekerjaan-pekerjaan yang senantiasa kita lakukan merupakan
pekerjaan yang penting untuk dilakukan yang dari dilakukannya pekerjaan
tersebut akan memberikan banyak manfaatnya untuk kita mungkin untuk orang lain.
Jadi kita harus memilih/membandingkan pekerjaan yang harus kita lakukan sebelum
melakukannya. Supaya waktu tidak terbuang sia-sia untuk pekerjaan yang tidak
cukup penting kita lakukan.
b.
Menggunakan waktu terlalu banyak untuk
pekerjaan yang mendesak
Melakukan
pekerjaan, idealnya menggunakan skala prioritas, artinya pekerjaan-pekerjaan
yang harus dilaksanakan diurutkan berdasarkan tingkat pentingnya pekerjaan
tersebut bagi seseorang berdasarkan tugas dan fungsinya. Sehingga pekerjaan
tersebut dapat diselesaikan tepat pada waktunya atau lebih awal dari batas
waktu yang ditentukan. Apabila kita masih banyak melaksanakan pekerjaan yang
mendesak berarti pengaturan waktunya tidak baik, karena menyelesaikan pekerjaan
yang mendesak akan dilakukan dengan terburu-buru sehingga hasilnya tidak akan
maksimal.
c.
Sering masih di kantor sampai larut
malam.
Apabila
seseorang sering masih berada di kantor sampai larut malam menunjukkan suatu
ketidak mampuannya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Hal ini
seharusnya tidak terjadi, karena pekerjaan kantor umumnya pekerjaan-pekerjaan
rutin yang seharusnya dapat diselesaikan pada jam kantor. Wajar seseorang
sampai larut malam di kantor kalau ada pekerjaan bersifat insidentil yang
menuntut penyelesaian segera, atau karena bersifat projek.
d.
Membawa pekerjaan kantor ke rumah
Seperti
halnya sering berada di kantor sampai larut malam, membawa pekerjaan kantor ke
rumah, juga menunjukkan ketidakmampuan menyelesaikan pekerjaan tepat pada
waktunya. Hal ini akan mengambil hak atas waktu orang-orang di rumah. Waktu
harus di berikan kepada yang berhak, yaitu: Allah SWT pemilik waktu yang
sebenarnya, anak, istri, family, pekerjaan, relasi, masyarakat dan pihak
lainnya. Untuk itu agar kita bisa berlaku adil maka sekali lagi saya tegaskan
bahwa semua pekerjaan kantor harus dikerjakan di kantor, dan begitu sebaliknya
segala urusan rumah harus di selesaikan di rumah. Jangan urusan rumah di bawa
ke kantor karena itu akan menggangu waktu di kantor.
e.
Mengerjakan pekerjaan orang lain
Dalam
kehidupan berorganisasi masing-masing orang sama pentingnya, prestasi kerja
optimal baru akan tercapai apabila semua orang dapat malaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya masing-masing dan bekerja secara sinergis. Ketika kita
mengerjakan pekerjaan orang lain, secara otomatis akan menghabiskan sebagian
waktu yang seharusnya dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugas dan tanggung jawabnya sendiri, bahkan waktu untuk istirahat, ataupun
untuk bercengkrama dengan keluarga.
f.
Merasa sangat diperlukan
Ketika
seseorang merasa dirinya sangat diperlukan, maka ia akan senantiasa berusaha
untuk melibatkan diri dalam setiap kegiatan, walaupun sesungguhnya ia tidak
terlalu berkompeten pada bidang pekerjaan tersebut. Hal tersebut akan
mengakibatkan terambilnya waktu untuk pekerjaan yang menjadi tugas utamanya. Dan
juga akan menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan pekerjaan tersebut karena
memang bukan kompetensinya.
g.
Terlalu banyak mengikuti rapat
Dalam
hal ini kita harus memilah dan memilih rapat yang seharusnya kita hadiri. Kalau
ternyata rapat itu perlu kehadiran kita ya kita harus datang. Sekiranya rapat
tersebut mempermasalahkan hal yang spele kita cukup mengutus bawahan kita untuk
menghadiri rapat tersebut. Supaya waktu kita tidak tersita oleh banyaknya
rapat.
h.
Jarang menyelesaikan tugas tepat pada
waktunya.
Kita
seringkali menjumpai tumpukan pekerjaan di atas meja kerja. Ada dua kemungkinan
kondisi yang terjadi, yakni memang betul-betul sibuk, atau karena kebiasaan
menunda penyelesaian pekerjaan. Yang berbahaya apabila tidak tepat waktu itu
karena pekerjaan malas, artinya sesungguhnya ia mampu menyelesaikan tepat
waktu, tetapi itu tidak mau menggunakan kemampuannya. Menurut Goeller dan
Uraneck (1980:11) : ternyata kebanyakan manusia menggunakan potensi otaknya
hanya 10% dari yang dimiliknya.
i.
Sering merasa terburu-buru.
Merasa
terburu-buru terjadi ketika kita sedang dihadapkan kepada kurangnya waktu untuk
melaksanakan/menyelesaikan sesuatu pekerjaan tertentu. Umumnya terjadi karena
menangguhkan pekerjaan, dan ketika waktunya sudah mepet baru dikerjakan. Dengan
cara ini kebanyakan hasil yang kita kerjakan itu tidak sempurna atau salah,
yang pada akhirnya harus dikerjakan ulang dan itu akan menghabiskan waktu kita.
j.
Membiarkan orang lain mengatur waktu
anda.
Membiarkan orang
lain mengatur hidup anda, bukan berarti bahwa jadwal anda dibuat orang lain,
akan tetapi jika anda sudah memiliki jadwal kegiatan yang harus dilaksanakan
dengan alokasi waktu tertentu. Untuk mengantisipasi hal tersebut kita harus
membuat rincian pekerjaan-pekerjaan rutin yang selalu anda kerjakan dalam satu
hari satu malam, dan ukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikannya.
7.3. penyita waktu terbesar
Dalam kehidupan
sehari-hari kita tidak selamanya dapat menggunakan waktu seperti yang kita
inginkan. Ada pemborosan waktu yang memang tidak kita sadari, akan tetapi ada
juga kita melakukan pemborosan waktu itu dengan penuh kesadaran. Untuk dapat
memanaje waktu secara baik, terlebih dahulu perlu diketahui penyita waktu
terbesar dalam kehidupan sehari-hari. Hal-hal berikut ini merupakan
kondisi-kondisi yang dapat menyita waktu, sehingga penggunaannya menjadi tidak
produktif:
a.
Tamu yang tidak dikehendaki.
b.
Ketidakmampuan menyatakan tidak.
c.
Mengerjakan segalanya.
d.
Terlalu banyak aktivitas yang tidak
penting.
e.
Menangguhkan pekerjaan.
f.
Tidak mampu memutuskan pembicaraan.
g.
Perjalanan.
a.
Tamu yang tidak dikehendaki
Tamu
adalah orang yang mengunjungi atau menemui kita, dan terhadap mereka agama
mengharuskan kita untuk menghormatinya. Ketika sedang bertamu, kita harus
memahami isyarat-isyarat yang dapat ditangkap dari pribumi, misalnya seringnya
melihat jam, tersirat dalam ungkapan-ungkapan atau mengkin terlihat gelisah,
mungkin juga melalui sikap dan ungkapan anaknya atau lingkungannya seperti suara-suara
di ruang belakang. Tamu haruslah peka terhadap kondisi, karena ketika pribumi
sudah menginginkan tamu nya untuk segera pergi seringkali pribumi tidak
memiliki keberanian untuk menyatakannya secara langsung, sehingga tamulah yang
harus berusaha memahami situasi pribumi.
b.
Ketidak
mampuan menyatakan tidak
Kata
“tidak” sepertinya sesuatu yang biasa-biasa saja, yaitu sesuatu yang mudah
untuk dikatakan dan dilakukan. Hal ini
terjadi umumnya karena ingin menghargai orang lain, ingin menyenangkan, sungkan,
takut orang lain kecewa, atau mungkin tidak ingin membuat orang lain
tersinggung, maka dengan terpaksa menyatakan ya walaupun akhirnya kita yang
dirugikan karena menyita banyak waktu.
c.
Melakukan segalanya.
Bertambahnya
tugas dan tanggung jawab berarti akan menambah waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikannya. Jika hal itu dilakukan sendiri berarti akan menghabiskan
waktu untuk melaksanakan tugas-tugas pokok yang sebenarnya lebih urgen untuk
segera diselesaikan. Semakin banyaknya tugas yang harus diselesaikan, akan
berarti juga konsentrasi pemikiran dan tenaga menjadi terbagi yang akan
mengakibatkan lambatnya penyelesaian tugas-tugas. Dengan perkataan lain
melakukan segala-galanya berarti akan kehilangan banyak waktu untuk
melaksanakan hal-hal sebetulnya sebagian pekerjaan itu dapat didelegasikan
kepada para bawahan.
d.
Terlalu banyak aktivitas yang tidak
perlu dilakukan
Sebagai
seorang manusia sesuatu hal yang wajar ingin melakukan berbagai kegiatan dalam
rangka memuaskan kebutuhannya, akan tetapi walaupun demikan setiap orang harus
mampu mengendalikan diri sehingga tidak dianggap sebagai seseorang yang rakus.
Disamping itu dengan terlalu banyaknya melakukan hal-hal yang tidak perlu, akan
menyita banyak waktu yang sebetulnya dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan
lain yang lebih produktif.
e.
Menangguhkan pekerjaan
Ada
orang yang merasa bangga ketika di mejanya menumpuk pekerjaan, seolah-olah
sebagai seorang yang super sibuk sehingga pekerjaannya tidak pernah sempat
menyelesaikan. Banyak hal yang menyebabkan penangguhan suatu pekerjaan,
disamping karena banyaknya pekerjaan, bisa juga karena pekerjanya memang malas,
ada pekerjaan lain yang mendesak harus diselesaikan, menunggu instruksi atau
rekomendasi atasan, tidak bisa melaksanakannya atau mungkin ada motivasi lain
seperti menginginkan adanya imbalan langsung dari pihak yang dilayani.
f.
Tidak mampu memutuskan pembicaraan
Apabila
dua pihak melakukan komunikasi secara lisan baik dengan cara bertatap muka
langsung atau melalui telepon, ada 3 kondisi yang mungkin terjadi, yaitu:
1. Kedua
belah pihak merupakan tipe komunikator yang aktif atau agresif.
2. Kedua
belah pihak merupakan tipe komunikator pasif.
3. Satu
pihak tipe komunikator aktif dan pihak yang lainnya pasif.
Ketika
komunikasi terjadi antara komunikator yang aktif dengan komunikan yang juga
aktif, maka ada kemungkinan masing-masing tidak bisa menahan diri sehingga ke
dua belah pihak sulit untuk memberhentikan pembicaraan, karena masing-masing
ngotot untuk terus bicara.
g.
Perjalanan
Melakukan
perjalanan merupakan suatu aktivitas yang tidak mungkin dihindari oleh seorang
wirausaha, baik untuk menghadiri pertemuan, menghubungi supplier, menghubungi calon
konsumen, penjajagan pasar, mengevaluasi calon mitra usaha, maupun untuk
bertemu dengan mitra-mitra perusahaan lainnya.
7.4. mengelola waktu secara produktif
Secara filosofis
produktifitas merupakan spirit dan usaha untuk senantiasa meningkatkan
kehidupan, yakni hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok harus
lebih baik dibanding hari ini. Untuk mencapai hal tersebut tidak terlepas dari
kemampuan kita menghindari perangkap waktu seperti yang telah dibahas di muka, serta kemampuan menggunakan waktu
secara produktif, yakni melalui upaya-upaya sebagai berikut:
a.
Tetapkan batas waktu,
b.
Lakukan sekarang juga,
c.
Hindari tatap muka langsung,
d.
Rencanakan dan siapkan pekerjaan besok,
e.
Bergurulah pada pengalaman,
f.
Ajukan pertanyaan sebelum memulai,
g.
Persingkat waktu pertemuan,
h.
Manfaatkan waktu dalam perjalanan,
i.
Seleksi tamu,
j.
Terima tamu diluar kantor,
k.
Beranilah menolak,
l.
Jangan melaksanakan segala aktivitas,
m.
Hindari mencapai kesempurnaan,
n.
Bunuh rasa iri dan dengki,
o.
Kelola stress,
p.
Lakukan delegasi.
a.
Tetapkan batas waktu
Hidup
adalah perjalanan, oleh karena itu agar perjalanan kita sampai kepada tujuan
yang hendak dicapai tepat pada waktunya, maka kita perlu memprogramnya sebelum
perjalanan dimulai.
b.
Lakukan sekarang juga
Allah
telah memperingatkan kepada kita dalam Al-Qur’an Surat Al-Insyirah/ Alam –
Nasyrah ayat 7: apabila kamu telah selesai dari suatu urusan, kerjakanlah dengan
sungguh-sungguh urusan yang lain. Ayat ini memerintahkan kepada manusia agar
bersegera menyelesaikan pekerjaan yang dihadapinya. Bahkan seharusnya setelah
selesai melaksanakan suatu pekerjaan bersegeralah melaksanakan pekerjaan lain
dengan lebih bersungguh-sungguh lagi.
c.
Hindari tatap muka langsung
Untuk
berkomunikasi dengan pihak lain, ada beberapa cara, yaitu: bertemu langsung,
telepon, faximale, e-mail, surat, kurir.
Komukasi menggunakan faximale, e-mail, dsb.. memiliki beberapa kelemahan, yaitu
: 1. Tidak bisa langsung dipahami, 2. Memerlukan waktu lama untuk merespon
pembicaraan. Untuk itu cara menyampaikan informasi yang memerlukan respon
segera dengan cara melalui telepon. Jika akan menelepon terlebih dahulu
mempersiapkan topic/masalah yang akan disampaikan dengan menggunakan rangkaian
kata-kata singkat tapi jelas.
d.
Rencanakan pekerjaan hari esok
Persiapkanlah
pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan besok dengan skala prioritas, mulai
pekerjaan yang paling segera harus diselesaikan sampai dengan yang bisa di
tunda. Jika ada kesalahan kepada orang lain, prioritaskan untuk meminta maaf.
Dengan demikian hari esok tidak akan membuang-buang waktu untuk memilih
pekerjaan yang harus diselesaikan.
e.
Bergurulah
pada pengalaman
Pepatah
mengatakan bahwa pengalaman adalah guru yang baik, artinya apabila kita hendak
melakukan sesuatu, harus senantiasa berkaca pada pengalaman-pengalaman
sebelumnya, sehingga diharapkan kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan tidak
akan terulang, dan hal-hal yang mempercepat pencapaian tujuan diperbanyak
f.
Ajukan pertanyaan
Agar
tindakan yang dilakukan betul-betul tindakan terbaik, maka sebelum melakukan
pekerjaan pastikan terlebih dahulu bahwa apa yang akan dilakukan itu adalah
betul-betul sesuatu yang memang seharusnya dilakukan dan menghasilkan manfaat
yang optimal. Maka, sebelum melakukan sesuatu terlebih dahulu ajukan
pertanyaan-pertanyaan berikut ini (5W 1H).
What,
Why, When, Where, Who, and How…………..
g.
Persingkat waktu pertemuan
Untuk
mempersingkat waktu pertemuan perlu dilakukan upaya-upaya antara lain: memulai
pertemuan sesuai jadwal yang telah ditentukan, pimpinan harus mengatahui
permasalahan dan apa yang diharapkan para peserta, menjaga pertemuan tetap
berada pada jalurnya, pimpinan pertemuan harus tegas dan bijaksana, menggunakan
bagasa yang sederhana, dekatkan waktu rapat dengan jam makan.
h.
Manfaatkan waktu dalam perjalanan
Dalam
perjalanan kita seringkali kehilangan banyak waktu, baik karena kemacetan lalu
lintas, menunggu keberangkatan pesawat/kereta/bis atau gangguan teknis
diperjalanan. Oleh karena itu kita harus mampu memanfaatkan waktu dalam
perjalanan tersebut. Jika perjalanan dilakukan dengan mengendarai kendaraan
sendiri berbicaralah dengan penumpang di samping anda, jika berkendaraan hanya
sendirian dengarkan kaset-kaset pendidikan atau pengetahuan, dakwah/ceramah.
Sedangkan apabila perjalanan dengan menggunakan kendaraan umum, gunakanlah
untuk membaca atau berusahalah mendapatkan teman yang enak diajak bicara.
i.
Seleksi tamu
Untuk
mengatasi waktu yang tersita oleh tamu, dapat disiasati dengan menyeleksi tamu
yang ingin berkunjung. Untuk tamu yang
berkunjung secata langsung tanpa ada janji atau tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu, tugaskan sekretaris untuk melayani dan menanyakan kepentingan
kedatangannya, yang selanjutnya menyeleksi tamu mana yang bisa diterima dan
mana tamu yang tidak bisa diterima.
j.
Terima tamu di luar kantor.
Untuk
tamu yang tidak terlalu penting, sebaiknya diterima di luar kantor sambil
berdiri. Dengan diperlakukan seperti itu diharapkan tamu yang bersangkutan akan
mempersepsikan bahwa pribumi akan segera berangkat ke luar atau kehadirannya
tidak diharapkan. Sehingga pembicaraannya langsung pada pokok permasalahannya
saja.
k.
Beranilah menolak
Sebagai
orang timur, khususnya orang jawa/sunda, kita seringkali berpura-pura dengan
harapan depat memuaskan orang lain atau agar tidak mengecewakan mereka,
walaupun akibatnya bisa jadi kita yang mengalami kekecewaan atau bahkan
kerugian.
l.
Jangan melakukan segala aktivitas
Pilih
dan tentukan mana pekerjaan yang harus dilakukan sendiri dan mana yang harus
didelegasikan/ diserahkan kepada orang lain. Prinsipnya ketika kita melakukan
suatu pekerjaan jangan sampai menimbulkan biaya kesempatan (opportunity cost).
m.
Hindari mencapai kesempurnaan
Kesempurnaan
adalah sesuatu yang sangat sulit untuk dicapai, atau bahkan tidak mungkin dapat
dicapai karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT. Mencari kesempurnaan
seringkali hanya membuang-buang waktu saja, oleh karena itu lakukanlah apa yang
memang bisa dilakukan.
n.
Bunuh rasa iri dan dengki
Ketika
seseorang mempunyai rasa iri terhadap orang lain, maka waktunya akan habis
untuk memikirkan orang lain, atau bahkan terus memikirkan bagaimana caranya
menjatuhkan orang lain, sedangkan dirinya sendiri tidak pernah dipikirkan.
Sementara orang lain yang dipikirkannya, terus memikirkan dirinya sendiri untuk
dapat terus maju dan berkembang. Sementara yang punya penyakit iri dan dengki
itu jalan di tempat atau bahkan mundur karena waktunya habis digunakan
memikirkan orang lain, sementara orang yang dipikirkannya terus maju.
o.
Kelola stress
Stress
dapat menimpa siapapun, baik pria maupun wanita, baik anak-anak maupun dewasa
dan orang tua, baik yang tidak memiliki uang, maupun yang memiliki uang. Untuk mengelola stress dapat dilakukan dengan
beberapa cara antara lain:
-
Memelihara rasa humor.
-
Lakukan peregangan secara teratur.
-
Berpikir positip
-
Persoalan sehari-hari jangan jadi
malapetaka.
-
Pijat.
-
Berjalan kaki.
p.
Lakukan delegasi
Proses
pendelegasian dapat dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut:
a. Tentukan
mana pekerjaan yang harus dilakukan sendiri secara langsung dan mana pekerjaan
yang bisa dilakukan.
b. Pilih
orang yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan yang tepat, yakni yang memiliki
kemampuan dan waktu untuk melaksanakannya.
c. Instruksikan
pekerjaan yang harus mereka lakukan secara lengkap dan jelas, serta beri kesempatan mereka mengerjakan dengan
cara mereka sendiri jika memang logis.
d. Berikan
perhatian yang cukup kepada mereka, terutama pada awal pendelegasian.
e. Pastikan
bahwa mereka memiliki sarana yang
memadai untuk menyelesaikan pekerjaannya.
f. Lakukan
monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar